كيفية تخطيط تصميم المكتب: دليل تصميم داخلي تجاري

إن تصميم تخطيط المكاتب يتجاوز مجرد ترتيب المكاتب أو محطات العمل داخل مساحة الأرضية. ينبغي أن يدعم مكان العمل المُخطط له جيدًا الإنتاجية والتعاون والخصوصية ورفاهية الموظفين والتعبير عن العلامة التجارية والقدرة على التكيف مع تغير احتياجات العمل. يستجيب كل نوع من أنواع مخططات أرضيات المكاتب الأربعة الموضحة أدناه لمتطلبات مختلفة للتعاون والخصوصية والمرونة والمرافق المشتركة.

يبدأ تصميم أفضل مخطط لمكاتب العمل بفهم واضح لكيفية عمل الموظفين فعلياً، وإطار عمل لتنظيم سير العمل يُحدد كيفية تواصل الفرق وكيفية توزيع الضوضاء في بيئة العمل بأكملها. يشرح هذا الدليل أربعة نماذج شائعة الاستخدام لتخطيط المكاتب التجارية:

• تصميم المكاتب ذات المساحات المفتوحة
• مخطط طابق المكتب الخاص
• تصميم المكتب الهجين القائم على النشاط
• مخطط طابق مساحة العمل المشتركة

1. تصميم المكاتب ذات المساحات المفتوحة

ما هو تصميم المكاتب المفتوحة؟

يُتيح تصميم المكاتب المفتوحة وضع محطات عمل متعددة في مساحة مشتركة، غالباً ما تُنظم حسب الفريق أو الوظيفة. يُمكن لهذا التصميم تحسين كثافة محطات العمل وتقليل المساحة المخصصة للغرف المغلقة، ولكن يجب أن يتضمن التصميم النهائي مساحات الخصوصية والاجتماعات والدعم التي تحتاجها المؤسسة.

مزايا تصميم المكاتب المفتوحة:

1.1 الاستخدام الأمثل لمساحة الأرضية

تتطلب محطات العمل ذات المساحات المفتوحة عموماً مساحة أقل لكل موظف مقارنةً بمكان العمل الذي يتكون بالكامل من غرف خاصة. وهذا من شأنه أن يساعد في خفض تكاليف البناء والاستفادة بشكل أفضل من العقارات التجارية باهظة الثمن.

1.2 سهولة التواصل والتعاون

يستطيع أعضاء الفريق التواصل بشكل أسرع عندما يكونون على مقربة من بعضهم البعض. وقد يشجع التواجد المفتوح على إجراء مناقشات عفوية، والتواصل السريع، والعمل الجماعي التفاعلي بشكل أكبر.

1.3 تنظيم الفريق المرن

تتميز التصاميم ذات المساحات المفتوحة بسهولة التكيف مع نمو الأقسام أو تقلصها أو تغيير هيكلها. كما يمكن للمكاتب المعيارية والفواصل المتحركة دعم إعادة التشكيل المستقبلية دون الحاجة إلى أعمال بناء كبيرة.

1.4 تعزيز الارتباط البصري بثقافة الشركة

يُتيح تصميم المكاتب المفتوحة إبراز القيادة والفرق والأنشطة المشتركة بشكلٍ أوضح. وعند تصميمها بعناية، يُمكنها خلق بيئة عمل ديناميكية وشفافة.

2. مخطط طابق المكتب الخاص

ما هو مخطط الطابق الخاص بالمكتب؟

يتميز تصميم المكاتب الخاصة بتوزيع المكاتب الفردية المغلقة على طول محيط المبنى، مع وجود غرف اجتماعات مشتركة في قلب المبنى. يناسب هذا التصميم المكاتب القانونية والمالية التي تتطلب الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة داخل المكاتب الفردية طوال ساعات العمل.

الأفضل لـ: مكاتب المحاماة، والمؤسسات المالية، وشركات الرعاية الصحية، وشركات الاستشارات، والمنظمات الحكومية

مزايا تصميم المكتب الخاص

2.1 تحسين الخصوصية والسرية

تُعد المكاتب المغلقة مفيدة للمناقشات السرية، والوثائق الحساسة، والمعلومات المالية، واستشارات العملاء، والعمل المركز الذي يتطلب الحد الأدنى من المقاطعة.

2.2 تحسين التركيز

قد يستفيد الموظفون الذين يؤدون مهام معقدة أو مفصلة أو ذات مسؤولية عالية من بيئة عمل أكثر هدوءًا مع عدد أقل من عوامل التشتيت البصرية والصوتية.

2.3 تنظيم إداري واضح

يمكن أن تساعد الغرف الخاصة في تحديد حدود الفريق وهياكل التقارير. وقد يكون هذا فعالاً بشكل خاص للمؤسسات ذات الأقسام المستقرة وسير العمل المتوقع.

2.4 انطباع مهني أقوى

يمكن لجناح مكتبي خاص مصمم بشكل جيد أن يخلق شعوراً بالثقة والسلطة والاحترافية لدى المؤسسات التي تتعامل مباشرة مع العملاء. كما يمكن تصميم غرف اجتماعات المديرين التنفيذيين والعملاء بما يعكس هوية الشركة وجودة خدماتها.

3. تصميم المكتب الهجين القائم على النشاط

ما هو تصميم المكاتب الهجين القائم على الأنشطة؟

يُوفر تصميم المكاتب الهجين القائم على الأنشطة مساحات متنوعة تناسب مختلف أنواع العمل، حيث يُخصص مناطق للعمل العميق والتعاون بدلاً من المقاعد الثابتة، مما يُلبي احتياجات الموظفين في المكتب والموظفين عن بُعد الذين يعملون وفق جداول عمل هجينة متناوبة. ويضم المكتب مجموعة من التجهيزات مثل مكاتب التركيز، وطاولات المشاريع، وغرف الاجتماعات، وكبائن الهاتف ، وصالات الاستراحة، وغرف الهدوء.

مزايا التصميم الهجين القائم على النشاط

3.1 يدعم أنماط العمل المختلفة

يمكن للموظفين اختيار بيئات تتناسب مع مهامهم، سواء كانوا يركزون أو يتعاونون أو يقابلون العملاء أو ينضمون إلى مكالمة فيديو.

3.2 يتوافق مع أنماط العمل الهجينة

عندما يعمل الموظفون عن بُعد لجزء من الأسبوع، قد تقل الحاجة إلى المكاتب الثابتة. ويمكن للمكتب تخصيص مساحة أكبر للمرافق المشتركة، ومناطق المشاريع، وغرف الاجتماعات.

3.3 يشجع على الاستخدام الهادف للمساحة

صُممت كل منطقة حول نشاط محدد. وهذا يساعد الموظفين على فهم كيفية استخدام المساحة ويقلل من قيود المكاتب ذات التصميم الواحد الذي يناسب الجميع.

3.4 يدعم استقلالية الموظفين

إن منح الموظفين خيارات يمكن أن يحسن من راحتهم ويساعدهم على إدارة بيئة عملهم بشكل أكثر فعالية.

3.5 يُسهّل التكيف المستقبلي

يمكن تعديل مجموعة متنوعة من المساحات المعيارية مع تغير أنماط العمل والتكنولوجيا. وتساعد الجدران المتحركة والأثاث المرن والغرف القابلة للحجز على تطوير المكتب بمرور الوقت.

4. مخطط طابق مساحة العمل المشتركة

ما هو مخطط أرضية مساحة العمل المشتركة؟

صُممت مخططات مساحات العمل المشتركة لتناسب العديد من الشركات المستقلة، والعاملين لحسابهم الخاص، والشركات الناشئة ، والعاملين عن بُعد، أو فرق المشاريع التي تتشارك مكان عمل احترافي واحد. وهي مناسبة لمشغلي مساحات العمل المرنة الذين يخدمون الشركات ذات أنماط العمل والفرق ومتطلبات استخدام المساحات المتنوعة تحت سقف تجاري واحد.

مزايا مخطط طابق مساحة العمل المشتركة

4.1 الاستخدام الأمثل للمساحة

يمكن للمرافق المشتركة أن تخدم العديد من المستخدمين على مدار اليوم. وهذا يحسن من استغلال المساحة ويمكن أن يخلق مناطق متعددة مدرة للدخل للمشغل.

٤.٢ خيارات عضوية مرنة

يمكن للتصميم المتنوع أن يدعم حزمًا مختلفة، بدءًا من الوصول العرضي إلى المكاتب المشتركة وصولًا إلى المكاتب المخصصة والمكاتب الخاصة.

4.3 فرص التواصل والتفاعل المجتمعي

يمكن أن تشجع الصالات المشتركة والفعاليات والمساحات غير الرسمية على التواصل المهني بين الأعضاء.

4.4 بيئة جاذبة للشركات الناشئة والشركات الصغيرة

توفر مساحات العمل المشتركة بيئة احترافية دون الحاجة إلى أن يقوم كل مستخدم باستئجار وتجهيز مكتب خاص كامل.

٤.٥ القدرة على التكيف

تُسهّل الأثاثات المعيارية والغرف المرنة الاستجابة للطلب المتغير وأنواع العضوية الجديدة ونماذج الأعمال المتطورة.

كيفية اختيار تصميم المكتب المناسب

يعتمد تصميم المكتب الأمثل على طريقة عمل الموظفين، ومستوى الخصوصية المطلوب، والمساحة المتاحة، وكيفية تطور المساحة مع مرور الوقت. استخدم المقارنة التالية كنقطة انطلاق قبل وضع مخطط تفصيلي للمساحة.

خاتمة

لا يُختار تصميم المكتب الأمثل باتباع نمط واحد ثابت، بل يُبنى على عدد الموظفين، وطريقة عمل الفرق، ومتطلبات الخصوصية، وحركة الموظفين والزوار داخل المكتب، واحتمالية تغيّر المكتب مستقبلاً. من خلال مراجعة مخطط المكتب، ومتطلبات الفريق، والمناطق الوظيفية، ونمط الأثاث المفضل، تستطيع شركة M&W مساعدتكم في تطوير تصميم مكتب متكامل يضم محطات عمل مناسبة، وأنظمة تقسيم، وأثاث قاعات اجتماعات، وحلول تخزين، وحلول خصوصية لمشروعكم.

الأسئلة الشائعة حول تخطيط تصميم المكاتب

س: ما المعلومات التي نحتاجها قبل تخطيط تصميم المكتب؟

أ: ابدأ بمخطط أرضي، وأبعاد تقريبية، وعدد الموظفين الحالي والمتوقع، وهيكل الأقسام، وأنماط العمل، ومساحات الاجتماعات والدعم المطلوبة، ونطاق الميزانية، والتشطيبات المفضلة. إذا كان المخطط متاحًا بصيغة PDF فقط، فيمكن استخدامه كنقطة انطلاق، ولكن يجب التحقق من الأبعاد الرئيسية وظروف الموقع قبل وضع التصميم النهائي.

س: كيف يمكننا إضافة المزيد من محطات العمل دون إعاقة حركة المرور في المكتب؟

أ: قبل زيادة عدد محطات العمل، يجب مراجعة المداخل والممرات الرئيسية والمخارج ومناطق العمل وغرف الاجتماعات والمرافق المشتركة وأبعاد الأثاث. ينبغي أن يُحسّن التصميم سعة المقاعد دون أن يُصعّب الوصول إلى المكاتب أو الأبواب أو أماكن التخزين أو مسارات الطوارئ.

س: كيف نختار بين تصميم مفتوح، أو خاص، أو هجين، أو مساحة عمل مشتركة؟

ج: ينبغي أن يبدأ الاختيار بالأنشطة التي تُجرى في المكتب. قد تحتاج الفرق التي تتعاون بشكل متكرر إلى مساحات عمل مشتركة أكثر، بينما يتطلب العمل السري غرفًا مغلقة. قد تحتاج المؤسسات الهجينة إلى مزيج من بيئات العمل المركزة، وغرف الاجتماعات، والمساحات المشتركة المرنة. كما يحتاج مشغلو مساحات العمل المشتركة إلى التخطيط للمرافق المشتركة، والتحكم في الوصول، ومستويات الخصوصية المختلفة.

س: هل يمكن للمكاتب ذات التصميم المفتوح أن توفر الخصوصية للمكالمات والعمل السري؟

ج: نعم، لكن الأنشطة المختلفة تتطلب مستويات مختلفة من الفصل. يمكن أن توفر فواصل المكاتب حدودًا بصرية للعمل اليومي، بينما قد تتطلب المكالمات الهاتفية والمناقشات السرية واجتماعات العملاء غرفًا مغلقة أو وحدات مكتبية أو أنظمة تقسيم كاملة الارتفاع.

س: ماذا يجب أن نفعل إذا كانت الأعمدة أو الأبواب أو ظروف السقف أو خدمات المبنى تحد من تصميم المكتب المفضل؟

أ: ينبغي مراجعة ظروف الموقع قبل وضع اللمسات الأخيرة على تصميمات الأثاث والفواصل. يرجى مشاركة مخطط الأرضية، والأبعاد المعتمدة، ومواقع الأعمدة، وفتحات الأبواب، ومعلومات السقف، ونقاط الطاقة أو البيانات ذات الصلة. يساعد ذلك في تحديد أماكن محطات العمل، وغرف الاجتماعات، ووحدات التخزين، والفواصل دون إحداث أي تعارضات غير ضرورية في التركيب أو الحركة.